חיוב וקבלות — איך זה עובד במעטפת

1. מתי נוצר חיוב

• חיוב נוצר אוטומטית כשמאשרים „אישור קיום המפגש” במסך התיעוד. הסכום הוא מחיר השירות באותו רגע, וחיוב אחד לכל תור.
• מסר המערכת: „נפתח חיוב לשירות”.
• אין כרגע יצירת חיוב ידנית בלי תור, ואין עריכת סכום של חיוב שכבר נפתח. את המחיר של תור או של מטופל מסוים אפשר לשנות בעת קביעת התור („רק לתור הזה” או „תמיד למטופל הזה”), והחיוב נפתח לפי המחיר שנקבע.

2. מסך „כספים”

„עוד” ← „כספים”. המסך פתוח לבעלת הקליניקה, לניהול ולחשבונאות. בו:

• סיכום: חויב · נגבה (מאומת) · יתרה לגבייה · בדרך (תקבול שטרם אומת) · הוצאות.
• יתרה לגבייה לחיצה: כל סכום במסך „כספים” פותח את מקורו, והיתרה לגבייה פותחת את רשימת המטופלים עם יתרה פתוחה — לכל שורה סוג המפגש, מספר המפגש, התאריך והסכום. משם רושמים תשלום, מכינים הודעת תזכורת מנומסת שהמטפלת שולחת בעצמה בוואטסאפ, או מבטלים רשומה אחרי אזהרה. ביטול זמין לחיוב שלא שולם ולא דווח עליו.
• רשימת חיובים: מטופל, תאריך, „חיוב בגין מפגש שהתקיים”, סכום, והיתרה או „שולם במלואו”.
• אזור „חסרים N מסמכים”: תקבולים מאומתים שעדיין לא הופק להם מסמך. כשהכול הופק מופיע „מאוזן”.
• הסכומים במסך „כספים” הם לכל התקופות. סיכום כספי לפי תקופה — החודש, חודש שעבר, שלושה חודשים והשנה — מוצג לבעלת הקליניקה במסך „היום”. פירוט לפי מטפלת אין כרגע.

3. רישום תשלום

1. בשורת חיוב לוחצים רישום תקבול.
2. בטופס „רישום תשלום”: הסכום (מולא מראש לפי היתרה), אמצעי התשלום ו„מקור האימות” (חובה — מאיפה אתם יודעים שהכסף התקבל).
3. לוחצים „רישום”. התקבול מוקצה במלואו לחיוב שנבחר; אי אפשר לפצל תקבול בין חיובים או לחרוג מיתרת החיוב.
4. אותה בקשה פעמיים, למשל בגלל חיבור שנפל, נחשבת לתשלום אחד.

המערכת היא רישום ידני: אין בה סליקת אשראי ואין חיבור לבנק. המסך כותב זאת במפורש: „אין כאן סליקה — הנתונים ידניים בלבד”.

4. „דיווח ששולם”

• כשמטופל מדווח שהוא שילם, רושמים „דיווח ששולם”. זו הודעה ולא תקבול, והיא אינה מפחיתה את היתרה.
• הדיווח ממתין באזור „דיווחים הממתינים לאימות”. „אמת דיווח” דורש אמצעי ומקור, ויוצר תקבול אחד. „לא ניתן לאמת” דורש סיבה ונשמר בהיסטוריה.

5. יתרה

• יתרת חיוב = סכום החיוב פחות הקצאות של תקבולים מאומתים.
• בכרטיס המטופל: „חויב”, „שולם” ו„יתרה”, לבעלת הקליניקה בלבד. במסך „היום”: „לגבייה”, גם הוא לבעלת בלבד.

6. הוצאות

במסך „כספים”: „הוצאה חדשה” ← ספק, קטגוריה, סכום ותאריך ← „רישום ההוצאה”. הוצאה שנרשמה אינה נערכת או נמחקת במסך.

7. מסמכי קבלה — המצב היום

• לתקבול מאומת מופק מסמך בלחיצה על „הפקת מסמך”, בסדרת מספרים של הקליניקה.
• המסמכים הם מסמכי בדיקה ואינם קבלת מס. הם מסומנים ככאלה בגוף המסמך, ואין בהם שדות מע"מ.
• אינה מחוברת הפקת קבלה חוקית בחיבור לרשות המסים. הגדרת סוג המסמך ועמידתו בדרישות הרשות היא באחריות בעל העסק.
• המערכת אינה שולחת קבלה למטופל.

8. מי רואה כספים

כספים פתוחים לבעלת הקליניקה, לניהול ולחשבונאות. מטפלת וסיוע אינן רואות אותם. פירוט בעמוד הרשאות לפי תפקיד.

9. להתחיל, ולקרוא עוד

פתיחת חשבון · כניסה למעטפת · דף הבית של מעטפת · עזרה מסך-אחר-מסך · פנייה לתמיכה

עוד על מעטפת: יומן ותורים · מטופלים ותיעוד · דוחות ותמונת מצב · הרשאות לפי תפקיד · התקנה בטלפון.

לפי מקצוע: קלינאות תקשורת · פסיכולוגיה · ריפוי בעיסוק · עבודה סוציאלית · קליניקה עם צוות · מחיר.