יומן ותורים — איך זה עובד במעטפת

1. מסך „היום”

• בראש המסך: שם הקליניקה, התאריך והשורה „N פגישות היום · M אושרו הגעה”.
• שלושה מספרים: פגישות היום, מטופלים ולגבייה. הסכום „לגבייה” מוצג לבעלת הקליניקה בלבד; לשאר התפקידים מוצג „—”.
• רשימת הפגישות של היום: שעה, שם המטופל, השירות, כפתור תיעוד וכפתור אישור הגעה. פגישה שהגעתה אושרה מסומנת „אושרה הגעה”.
• בלי פגישות — מופיע „אין פגישות להיום”.
• מתחת, אזור „דורש טיפול”: עד ארבע משימות פתוחות וכפתור „לתיבה” שפותח את תיבת העבודה.

2. מסך „יומן”

• התורים מוצגים כרשימה מקובצת לפי יום: שם היום, התאריך והמספר. כל שורה מציגה שעה, מטופל ושירות.
• מסנן „קרוב” מציג את מה שמהיום והלאה; „הכול” מציג את כל התורים. תורים שבוטלו אינם מוצגים.
• לכל שורה סימון מצב: ממתין (עוד לא אושרה הגעה), אושר (הגעה אושרה) או הגיע (המפגש סומן כהתקיים).
• לחיצה על שורה פותחת את מסך התיעוד של אותו תור.
• מטפלת רואה ביומן רק את התורים שלה.
• היומן מוצג כרשימה לפי ימים, ומעליה לוח שבועי ברשת שעות שאפשר לעבור בו לשבוע הבא ולשבוע שעבר בחיצים או בגרירה הצידה. במסך „היום” יש גם לוח שבוע ברשת שעות, וסדר-שבוע של שבעה ימים עם חיצים לשבוע הבא ולשבוע שעבר. גרירת תורים — אין כרגע.

3. קביעת תור

1. במסך „יומן” לוחצים תור חדש.
2. בוחרים מטופל ושירות. ליד כל שירות מופיעים שמו, משך הטיפול בדקות והמחיר.
3. בוחרים תאריך ושעה (ברירת המחדל 09:00).
4. לוחצים קביעת התור. בהצלחה מופיע „התור נקבע”.
5. סדרת פגישות: בשדה „חזרה” בוחרים „כל שבוע”, „כל שבועיים”, „כל 3 שבועות” או „כל 4 שבועות”, ובשדה „כמה מפגשים” מספר בין 2 ל-52. לפני הלחיצה מוצג משפט שמסביר אילו תורים ייווצרו. אחרי הלחיצה המערכת אומרת כמה מפגשים נוצרו וכמה דולגו.

• משך התור נקבע לפי השירות שנבחר.
• השעה היא שעון הקליניקה. שעה שאינה קיימת בגלל מעבר שעון — נדחית.
• אי אפשר לקבוע תור לעבר.
• לקליניקה חדשה נוצרים שני שירותים להתחלה: „טיפול פרטני” ו„פגישת היכרות”.

4. מניעת התנגשות

אם למטפלת כבר יש תור בשעה חופפת, התור החדש נדחה בהודעה „השעה המבוקשת תפוסה”. התור נקבע רק כשהשעה פנויה.

5. אישור הגעה ואישור קיום המפגש

1. אישור הגעה — כפתור במסך „היום”. הצוות מסמן שהמטופל אישר שיגיע. אישור בידי המטופל או ההורה קיים באזור האישי, והקליניקה מזמינה אליו מכרטיס המטופל (פרטים בעמוד מטופלים ותיעוד). פתיחת חשבון חדש להורה טרם נפתחה, ולכן הוא זמין כרגע רק למי שכבר יש לו חשבון.
2. אישור קיום המפגש — במסך התיעוד, בידי בעלת הקליניקה או המטפלת של אותו תור. הוא מסמן שהמפגש התקיים, ופותח חיוב לפי מדיניות השירות.

6. ביטול תור

• כפתור ביטול בשורת התור. לחיצה עליו פותחת שאלה „לבטל את התור של …?” עם כן, לבטל וחזרה. אין שדה סיבה.
• בתור שהוא חלק מסדרה השאלה מציעה רק התור הזה או זה וכל הבאים, עם מספר המפגשים שיבוטלו. מה שכבר התקיים נשאר.
• התור מסומן כמבוטל ונעלם מהרשימה. פעולה חוזרת על תור מבוטל אינה שגיאה.
• מבטלים: בעלת הקליניקה, ניהול, סיוע ומטפלת (רק תור שלה).
• תור שסומן „הגיע” אינו ניתן לביטול.
• הזזת תור: כפתור העברה בשורת התור (אין אותו בתור שסומן „הגיע”). בוחרים „תאריך חדש” ו„שעה חדשה” ולוחצים העברה. אם יש הערה על השעה החדשה היא מוצגת בהודעה. בתור שהוא חלק מסדרה ההעברה משנה רק את המפגש הזה.

7. סנכרון היומן ליומן גוגל

המסך נמצא ב„עוד” ← „סנכרון יומן”, ופתוח לבעלת הקליניקה, לניהול ולמטפלת.

1. מסמנים אם להציג שם מטופל בכותרת האירוע. ברירת המחדל: רק „תור”, בלי שם.
2. בעלת וניהול בוחרים „התורים שלי בלבד” או „כל היומן של הקליניקה”.
3. לוחצים „הפקת כתובת”. מוצגים „הוספה ליומן גוגל” ו„העתקת הכתובת”. הכתובת מוצגת פעם אחת בלבד.

• זו כתובת מנוי לקריאה בלבד: התורים נקבעים ומוזזים במעטפת, וגוגל מציג אותם. אין הרשאה לגוגל לשנות את היומן, ואין סנכרון חזרה.
• בקובץ: תורים מ-30 יום אחורה עד 180 יום קדימה.
• גוגל מרענן בקצב שלו, כל כמה שעות ולעיתים עד יום, ולכן תור חדש אינו מופיע מיד.
• „כתובת חדשה” מבטלת את הקודמת, ו„הפסקת הסנכרון” מפסיקה אותו. הכתובת היא הסוד — מי שמחזיק בה רואה את היומן.

8. מה עוד לא קיים

• תזכורות אוטומטיות למטופלים אינן פעילות כברירת מחדל. במסך „עוד” אפשר לבחור שעה ונוסח אישיים, אבל השליחה אינה מופעלת בשרת, והיא מחייבת הפעלה, חיבור ספק (מייל, SMS או וואטסאפ) והסכמה רשומה של המטופל. עד אז המערכת אינה שולחת תזכורת ולא הודעת ביטול.
• רשימת המתנה — קיימת ביומן, אך המערכת אינה שולחת למי שברשימה הצעת תור.

9. להתחיל, ולקרוא עוד

פתיחת חשבון · כניסה למעטפת · דף הבית של מעטפת · עזרה מסך-אחר-מסך · פנייה לתמיכה

עוד על מעטפת: מטופלים ותיעוד · חיוב וקבלות · דוחות ותמונת מצב · הרשאות לפי תפקיד · התקנה בטלפון.

לפי מקצוע: קלינאות תקשורת · פסיכולוגיה · ריפוי בעיסוק · עבודה סוציאלית · קליניקה עם צוות · מחיר.